Kennen Sie schon die rechtlichen Vorgaben zur elektronischen Arbeitszeiterfassung? Wenn ja, dann suchen Sie vermutlich gerade nach der besten Software-Lösung für Ihren Bedarf. Optionen gibt es wie Sand am Meer, aber Software-Lizenzen für jeden Mitarbeiter können schnell ins Geld gehen – sei es mit einer Spezialsoftware wie Personio oder Clockodo oder einer Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel. In zahlreichen Unternehmen, die ohnehin das Office-Paket von Microsoft nutzen, wird für die Arbeitszeiterfassung Excel eingesetzt, obwohl dies einige Nachteile mit sich bringt. In diesem Artikel erfahren Sie daher, welche kostengünstige Alternative es gibt und wie diese im Vergleich zu Excel abschneidet.
Welche Möglichkeiten Sie zur Arbeitszeiterfassung haben
Vor dem Siegeszug der Digitalisierung waren mechanische Stechuhren besonders in größeren Industrieunternehmen gang und gäbe. Sie kennen diese vielleicht noch von früher: Beim Einführen einer Papierkarte stempelten diese automatisch die Uhrzeiten des Kommens und Gehens ab. Mit den heutigen “Stechuhren” haben diese wenig gemeinsam: Damit sind meist elektronische Check-in-Systeme gemeint, die häufig auch zur Identitäts- und Zutrittskontrolle dienen. Diese Geräte sind allerdings sehr kostspielig in der Anschaffung und nur für Sie geeignet, wenn Sie große Standorte (z. B. Werke oder Bürogebäude) unterhalten, an denen viele Mitarbeiter in Präsenz arbeiten.
Spätestens seit der Corona-Krise, in der viele Unternehmen auf ein hybrides Arbeitsmodell aus Büro- und Homeoffice-Tagen umgestiegen sind, haben digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung Einzug gehalten. Nur wenige Unternehmen lassen die Arbeitszeiten nach wie vor auf gedruckten Stundenzetteln notieren. Im schlimmsten Fall müssen die Listen dann händisch in ein digitales System übertragen werden, was sehr aufwändig und angesichts der heutigen Möglichkeiten natürlich überholt ist. Mit der richtigen Software sparen Sie nicht nur Zeit, sondern minimieren auch den Verwaltungsaufwand für die manuelle Eingabe und Analyse von Daten.
Die unzähligen Software-Lösungen, die Sie zur Zeiterfassung nutzen können, unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang, ihrem Preis und ihrer Benutzerfreundlichkeit. Besonders häufig entscheiden sich Unternehmen, die sowieso das Office-Paket von Microsoft nutzen, für digitale Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung in Excel. Dabei erhält jeder Mitarbeiter eine Kopie der Excel-Vorlage, die er mit seinen Arbeitszeiten füllt und am Monatsende einreicht.
Im Folgenden gehen wir der Frage nach, welche Vorteile die kollaborative Datenbanksoftware SeaTable im Vergleich zur Arbeitszeiterfassung in Excel bietet. Sie haben es eilig? Dann probieren Sie jetzt gleich unsere kostenlose Vorlage zur Arbeitszeiterfassung aus.
Admin-Ansicht der Arbeitszeit-Tabelle in SeaTable
1. Vorteil: Kosten einsparen
Teure Spezialsoftware für den HR-Bereich ist das Eine; aber auch Microsoft Office-Lizenzen für alle Mitarbeiter können ins Geld gehen. Wenn Sie Excel nicht sowieso in einem Office-Paket mit dazugekauft haben, sollten Sie sich die Anschaffung gut überlegen. Gerade für die Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung mit Excel gibt es günstigere oder gar kostenlose Alternativen. Eine davon ist die kollaborative Datenbanksoftware SeaTable.
SeaTable bietet im kostenlosen Free Abonnement alle Grundfunktionen einer herkömmlichen Tabellenkalkulation, kann aber wesentlich mehr: Es ermöglicht Ihnen die Verknüpfung von Datensätzen in verschiedenen Tabellen, was SeaTable zu einer relationalen Datenbank macht. Mit über 20 Spaltentypen, die alle gängigen Datenformate abdecken, können Sie jede Art von Information erfassen, Checkboxen, Schaltflächen und Auswahlspalten anlegen sowie Bilder und Dateien speichern, was mit Excel nicht möglich ist.
Ein weiterer Aspekt, den Sie nicht außer Acht lassen sollten: Der Umgang mit SeaTable ist vergleichsweise ein Kinderspiel. Dagegen scheint der Einstieg in Excel nur einfach, doch das Programm ist komplex. Um eine Excel Vorlage zu erstellen, mit der Sie einen funktionierenden Prozess zur Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen abbilden können, benötigen Sie viel Zeit und Know-how. Und wenn Sie sich mit Excel nicht auskennen, müssen Sie Geld in die Hand nehmen, um einen Experten zu engagieren.
2. Vorteil: Benutzerfreundliche Datenerfassung
Bei der Arbeitszeiterfassung in Excel gibt es nur ein Interface: eine Tabelle. Mal abgesehen davon, dass in Schwarz, Weiß und Grau gehaltene Arbeitszeit-Tabellen nicht gerade eine Augenweide darstellen, machen sie die Datenerfassung auch fehleranfällig. Schnell ist es passiert, dass Ihre Mitarbeiter sich unbemerkt vertippen oder bei der Eingabe in der Zeile bzw. Spalte verrutschen. Beeinflussen können Sie den Ausfüllprozess bei der Arbeitszeiterfassung in Excel kaum.
In SeaTable können Sie die Datenerfassung intuitiv und benutzerfreundlich gestalten, indem Sie Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten wie bei einer Online-Umfrage in Webformulare eintragen lassen. Dabei können Sie die Eingabefelder mit konkreten Anweisungen versehen, um die Ausfüllenden sicher durch den Prozess zu leiten. Am Ende des Tages geben Ihre Mitarbeiter einfach Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende an – und optional, an welchen Themen sie gearbeitet haben.
Arbeitszeiterfassung per Webformular in SeaTable
Für jedes eingereichte Webformular fügt SeaTable einen neuen Eintrag in Ihrer Tabelle hinzu, die nur Sie und ggf. weitere Führungskräfte sehen und bearbeiten können. Damit Sie stets die Einhaltung der Arbeitszeiten im Blick haben, errechnet SeaTable in zwei Formel-Spalten die geleistete Stundenzahl sowie die Über- oder Unterstunden in Bezug auf die reguläre tägliche Arbeitszeit. Durch die farbliche Markierung der Zeilen sehen Sie direkt, ob der Stundensaldo eines Tages im Minus (rot) oder im Plus (grün) ist.
3. Vorteil: Vielfältige Möglichkeiten zur Visualisierung der Daten
Auf den ersten Blick sieht die Arbeitszeit-Tabelle von SeaTable so ähnlich aus wie bei der Arbeitszeiterfassung in Excel Tabellen. Die Möglichkeiten zur Visualisierung und Aufbereitung der Daten gehen aber weit darüber hinaus: Leicht anzuwendende Filter, Sortierungen und Gruppierungen bringen Ordnung in die Daten und grafische Plugins wie zum Beispiel Kalender, Kanban-Boards oder Statistiken visualisieren die Daten mit wenigen Klicks.
Mit SeaTable können Sie sogar individuelle Benutzeroberflächen und Apps für bestimmte Personengruppen bauen. In der Vorlage zur Arbeitszeiterfassung haben wir zum Beispiel eine Management-App für Sie erstellt, in der Sie Überstunden, Urlaube und Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter auf Ihrem Dashboard im Blick behalten und eingereichte Anträge mühelos freigeben oder ablehnen können.
Management-App zur Arbeitszeiterfassung in SeaTable
4. Vorteil: Alle Daten an einem Ort – sicher in der Cloud
Wenn Sie zur Arbeitszeiterfassung Excel nutzen, führen Ihre Mitarbeiter vermutlich eigene Tabellen an verschiedenen Ablageorten, was es für Sie und die Personalabteilung schwierig macht, die Daten regelmäßig zusammenzuführen und im Blick zu behalten: Spätestens am Monatsende werden Sie jedes Mal von einer Masse an digitalen Arbeitszeit-Tabellen erschlagen. Oft bekommen Sie die Tabellen dann noch per E-Mail geschickt oder müssen sie aufwändig hin und her kopieren. Zudem ist es recht mühsam und fehleranfällig, Daten manuell aus Excel in digitale Buchhaltungssysteme zu übertragen. Das alles kostet viel Zeit und ist total ineffizient.
Dabei könnte es doch so einfach sein, wenn Ihre Mitarbeiter selbst dafür sorgen würden, dass ihre Arbeitszeiten korrekt und geordnet in eine zentrale Datenbank einfließen. Und genau dafür ist die SeaTable Cloud da: Hier können Sie die gesamten Daten an nur einem Ort sammeln und über Ansichten, Freigaben und Berechtigungen genau steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten kann. Ihre Daten liegen sicher auf deutschen Servern und sind immer online verfügbar. In der Cloud bleiben Ihre Daten auch gesichert, falls Ihnen Hardware gestohlen wird oder das Notebook eines Mitarbeiters mal kaputt oder verloren geht.
Nie wieder Daten verlieren, manuell zusammenführen und in andere Systeme übertragen: Mit SeaTable können Sie Ihren Arbeitsaufwand minimieren und den Prozess im Vergleich zur Arbeitszeiterfassung in Excel beschleunigen. Da in SeaTable sämtliche Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter an einem zentralen Ort vereint sind, haben Sie eine breite Datengrundlage, mit der Sie wertvolle Analysen und Statistiken erstellen können.
5. Vorteil: Einfach Daten für Externe bereitstellen
Vor allem wenn Sie Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigen, müssen Sie die Arbeitszeitdaten auch der Buchhaltung übergeben, damit sie Abrechnungen erstellen und Löhne rechtzeitig auszahlen kann. Bei großen Unternehmen ist die Buchhaltung eine interne Abteilung, kleinere Unternehmen hingegen lagern diese Aufgaben oft aus. Die Übermittlung der Arbeitszeitdaten erfolgt dann oft per E-Mail oder Filesharing. Zuvor kopieren Personalverantwortliche umständlich Excel Tabellen zusammen, die sie für jeden Monat einzeln anlegen und mit Daten befüllen müssen. Nach geraumer Zeit ergibt das eine Menge an lokalen Excel Dateien.
Mit SeaTable sparen Sie sich diese Schritte: Bauen Sie einfach eine App (siehe oben) oder geben Sie die erforderlichen Daten über einen externen Link an die Buchhaltung frei. Dabei können Sie selbst auswählen, ob Sie den Lesezugriff auf die komplette Base erteilen oder nur eine spezielle Ansicht für die Buchhaltung erstellen und teilen. Die Freigabe einzelner Ansichten ist allerdings den kostenpflichtigen Abonnements von SeaTable vorbehalten.
So kann die Buchhaltung ohne Umwege auf die Arbeitszeitdaten zugreifen und für die Erstellung von Abrechnungen müssen keine einzelnen Excel Dateien mehr transferiert, geöffnet und gesichtet werden. Ein einziger Blick in Ihre SeaTable Base genügt, um über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter Bescheid zu wissen!
6. Vorteil: Automationen, die Ihnen das Leben erleichtern
Schon bei den bisher genannten Punkten schneidet die Arbeitszeiterfassung in Excel schlecht ab, aber erst der letzte Vorteil setzt SeaTable die Krone auf. Mit einem Enterprise-Abo kann SeaTable basierend auf voreingestellten Regeln automatisch bestimmte Aktionen ausführen, zum Beispiel Benachrichtigungen versenden, Einträge bearbeiten oder Verknüpfungen hinzufügen, und damit die Nutzer bei wiederkehrenden Arbeitsschritten entlasten.
Mithilfe von Automationen könnten Sie sich beispielsweise von SeaTable benachrichtigen lassen, wenn die eingetragenen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters die gesetzlich festgelegten Obergrenzen überschritten haben oder die vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten nicht eingehalten wurden. Durch einen Automations-Trigger passiert dies vollautomatisch, sobald die eingegebenen Werte nicht mehr innerhalb der festgelegten Regelwerte liegen, etwa über der Höchstarbeitszeit von 10 Stunden pro Tag.
Übrigens sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, um genau dies zu erkennen; und Sie sollten das auch tun, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Bei Kontrollen können empfindliche Geldstrafen und weitere Maßnahmen der Aufsichtsbehörde drohen, wenn Sie als Arbeitgeber nicht auf die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitregelungen achten. Lesen Sie hier mehr über die rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung.
Kostenlos Arbeitszeiten mit SeaTable erfassen
Natürlich gibt es bereits spezielle Software-Lösungen wie Personio oder Clockodo, die ganz gezielt die Erfassung von Arbeitszeiten anbieten. Die Nutzung dieser Programme kann in der Summe aber ganz schön kostspielig werden, da Sie nur für wenige Anwendungsfälle geeignet sind.
Die Arbeitszeiterfassung mit Excel ist eine häufig anzutreffende Lösung in Unternehmen, die ohnehin das Office-Paket von Microsoft nutzen, aber aus den oben genannten Gründen ist sie keine gute Idee. Excel kommt bei Weitem nicht an die Möglichkeiten heran, die eine Lösung wie SeaTable Ihnen bietet.
Als kollaborative Datenbanksoftware ist SeaTable eine kostengünstige, leistungsstarke und flexible Alternative zu Excel und anderen Programmen. Mit SeaTable können Sie längst nicht nur die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter regeln, sondern vom Personalwesen über Marketing und Vertrieb bis hin zum Fuhrparkmanagement die Prozesse in ganz vielen anderen Bereichen Ihres Unternehmens optimieren.
Probieren Sie unsere Vorlage zur Arbeitszeiterfassung am besten heute noch aus! Sie können sich sofort kostenlos registrieren und die praktischen Funktionen selbst testen. Aller Voraussicht nach werden Sie SeaTable lieben und noch für viele weitere Anwendungsfälle nutzen.
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