Um ein zunächst abstraktes Projekt in planbare Elemente zu gliedern, können Sie das Vorgehen mit einem Projektstrukturplan in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilen. Erfahren Sie, welche Vorteile das mit sich bringt, und nutzen Sie unsere Tipps, um für Ihren Projektstrukturplan eine effektive Vorlage zu erstellen. Strukturieren Sie erfolgreich Ihr Projekt und finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen!
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?
Beginnen wir mit einer Definition: Ein Projektstrukturplan, kurz PSP, ist ein Kernelement der Projektplanung und veranschaulicht die Teilprojekte, Abhängigkeiten und Zusammenhänge innerhalb Ihres Projekts. Das Erstellen eines Projektstrukturplans steht am Anfang eines Projekts und verschafft allen Beteiligten einen Überblick.
Gehen Sie Projekte strukturiert an. © Johnstocker / Adobe Stock
Welche Darstellungsarten gibt es?
Die klassische Darstellungsart für einen Projektstrukturplan ist ein Baumdiagramm. Ebenfalls möglich ist die Darstellung als Mindmap, Liste oder eingerückter Fließtext.
Bei allen Formen wird eine Codierung der Elemente vorgenommen. Dieser Schritt trägt dem Ziel Rechnung, dass jede Aufgabe nur ein einziges Mal im Projektstrukturplan vorkommen sollte. Eine mögliche Vorlage für die Codierung ist eine Zahl für die Ebene, gefolgt von der laufenden Nummerierung für die von der Ebene abhängigen Elemente (zum Beispiel 3.1 für das erste Element der dritten Ebene).
Wie ist der Projektstrukturplan aufgebaut?
In einer Baumstruktur beginnen Sie mit dem übergeordneten Projektziel als Hauptknoten. Auf jeder weiteren Ebene folgt eine Gliederung nach den verschiedenen
- Funktionen: z. B. Personen oder Abteilungen, die für die Aufgaben zuständig sind
- Objekten: z. B. Einzelteile eines Produkts oder Orte, wo die Tätigkeiten stattfinden
- Phasen: z. B. logische zeitliche Reihenfolge der Tätigkeiten
Pro Ebene müssen Sie sich für eines dieser Gliederungsprinzipien entscheiden.
Funktionsorientierte Gliederungen auf der zweiten Ebene eignen sich hervorragend, wenn Sie im Laufe des Projekts eine regelmäßige Berichterstattung der Verantwortlichen zum aktuellen Stand wünschen.
Bei Bauprojekten hingegen kann eine objektorientierte Unterteilung nach Räumen, Baugruppen oder Gewerken (z. B. Rohbau, Leitungen, Bäder, Dach) Sinn ergeben.
Bei sehr langwierigen Projekten ist vermutlich eine phasenorientierte Gliederung von Vorteil. In diesem Fall sollten die Elemente auf der zweiten Ebene wichtige Meilensteine in Ihrem Projekt markieren.
Projektstrukturplan Vorlage © A Stefanovska / Adobe Stock
Anschließend folgen auf der dritten Ebene die jeweiligen Arbeitspakete inklusive benötigter Ressourcen wie Budget, Zeit und Arbeitskräfte. Je detaillierter Sie hier vorgehen, desto einfacher wird eine Schätzung der Aufwände.
Ist ein Arbeitspaket zu vage formuliert, lohnt sich eine weitere Aufteilung der dritten Ebene. Ein Arbeitspaket sollte dabei immer von einer Teilaufgabe der zweiten Ebene abhängen. Je nach Komplexität sind auch zwischen der zweiten und dritten Ebene weitere Ebenen denkbar.
Wofür eignet sich der Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan eignet sich als Vorlage für alle weiteren Pläne Ihres Projekts. Wenn Sie möchten, bildet er das Fundament für Ihre Ressourcen-, Kosten- und Terminplanung sowie das Risikomanagement. Er wird daher auch gerne als „Plan der Pläne“ bezeichnet.
Was sind die Vorteile eines PSP?
Der Projektstrukturplan visualisiert ein gesamtes Projekt und kann Ihnen so einen grundlegenden Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffen. Er erleichtert Ihnen die Aufwandsschätzung und weitere Planungen, da Sie bereits zu Beginn die Aufgaben klar und vollständig definieren. So wird es auch unwahrscheinlicher, dass Sie sich komplett verkalkulieren und in Verzug geraten. Im Laufe des Projekts können Sie erledigte Aufgaben abhaken und gut den Fortschritt dokumentieren.
In 7 Schritten zum Projektstrukturplan
Mit dem PSP ist es also möglich, ein Projekt leicht zu planen und übersichtlich zu strukturieren. Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung, um die Vorteile einer Projektstrukturplan Vorlage auch effizient auszunutzen. Hierzu demonstrieren wir am Beispiel eines Büroumzugs, wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen.
1. Projektziel(e) definieren
In einem Kick-off-Workshop mit allen Projektbeteiligten legen Sie die Projektziele nach den SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) fest. Entweder liegt ein einziges Ziel für das gesamte Projekt vor oder es muss in Teilprojekte gegliedert werden. In unserem Fall ist das übergeordnete Ziel, termingerecht vom bisherigen Büro in ein neues Büro umzuziehen.
Mit einem Projektstrukturplan erreichen Sie Ihr Ziel. © WinWin / Adobe Stock
2. Teilaufgaben festlegen
Anschließend überlegen Sie, wie Sie Ihr Ziel erreichen wollen und welche Teilaufgaben dazu nötig sind. Eine Möglichkeit ist, diese Ebene nach Phasen zu ordnen. Typische Projektphasen sind zum Beispiel die Vorbereitung, Planung, Durchführung, Kontrolle, Evaluation und Abschluss. Weitere Informationen zum Aufbau des PSP finden Sie oben.
3. Arbeitspakete schnüren
Im nächsten Schritt definieren Sie zu jedem dieser Punkte die Arbeitspakete. Listen Sie alle Aufgaben auf und clustern Sie diese zu Themenbereichen.
4. Pakete den Teilaufgaben zuordnen
Im Folgenden ordnen Sie die Pakete den passenden Teilaufgaben bzw. den jeweiligen PSP-Knoten (hier: Projektphasen) zu. An dieser Stelle haben Sie außerdem die Chance, Verantwortliche für die Aufgaben einzutragen. Starttermine und Fristen legen Sie nur fest, wenn Sie keine andere Methode für die zeitliche Planung (zum Beispiel einen Projektablaufplan) zusätzlich zum PSP wählen.
5. Erste Überprüfung des Plans
Als Nächstes prüfen Sie Ihre Projektstrukturplan Vorlage auf Vollständigkeit. Sind alle Aufgaben erfasst, die Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen? In der Regel erkennen Sie bis zu 90 Prozent aller Arbeitspakete bereits beim ersten Entwurf des Projektstrukturplans. Gehen Sie noch einmal mit allen Beteiligten den PSP durch.
6. Erneute Überprüfung und Anpassung
Um die eventuell fehlenden Aspekte abzudecken, können Sie weitere Punkte in den PSP aufnehmen. In diesem Schritt geht es aber vorrangig darum, die Einmaligkeit aller Elemente zu prüfen: Sind alle Aufgaben einer Ebene einzigartig und unterscheiden sich inhaltlich voneinander? Oder können Sie einige Arbeitspakete zusammenfassen und Dopplungen streichen?
7. Feinplanung der Arbeitspakete
Zum Schluss starten Sie die Feinplanung der Arbeitspakete. Hier legen Sie die konkreten To-dos fest. Sind alle Abläufe schlüssig und die Arbeitspakete an der richtigen Stelle im PSP? Ist das Projektziel erreicht, sobald alle definierten Aufgaben erfüllt sind? Falls ja, ist Ihr Projektstrukturplan einsatzbereit.
Projektstrukturplan: Vorlage und Tools zur Erstellung
Natürlich können Sie einen Projektstrukturplan ganz ohne digitale Vorlagen und Tools erstellen. Im Büro verwenden Sie dafür einfach Karteikarten und Kreppband und kleben die Elemente während des Meetings an die Wand. Ebenso funktioniert dies mit einer Tafel und Magneten.
Diese Methoden sind jedoch an den Standort gebunden und sehr umständlich, wenn der Plan später dezentral benötigt wird. Auch wenn Sie Fotos von Ihrem Werk machen, ist der Projektstrukturplan für die anderen Beteiligten unveränderlich. Für mehr Flexibilität sollten Sie den PSP digitalisieren. Hier kommen die verschiedenen verfügbaren PSP-Vorlagen und Kollaborationstools ins Spiel.
Welche Projektstrukturplan Vorlage und Tools es gibt
Je nach gewünschter Darstellungsweise können Sie zwischen Diagramm-, Mindmapping- oder Listen-Tools wählen. Zwei bekannte Diagramm-Tools, die sich auch für das Erstellen eines Projektstrukturplans eignen, sind Gliffy und Lucidchart. Mit diesen können Sie den Projektstrukturplan zum Beispiel als klassisches Baumdiagramm erstellen.
Soll es eine Mindmap werden, ist Miro der führende Anbieter. Es gibt aber auch ein Dutzend andere Tools, wie beispielsweise MindManager, mit denen Sie vergleichbare Ergebnisse erhalten.
Wenn Sie eine leicht abzuarbeitende Liste an Aufgaben und ein wenig mehr Struktur als in einer Mindmap benötigen, ist SeaTable genau das Richtige für Sie. Mit diesem Kollaborationstool können Sie die Arbeitspakete einfach Verantwortlichen und Teilprojekten zuordnen.
Die Projektstrukturplan Vorlage finden Sie hier. Bevor Sie diese nutzen können, müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse kostenlos registrieren.
Vorteile der Projektstrukturplan Vorlage von SeaTable
SeaTable ist eine Datenbank, die viele Funktionen für die Zusammenarbeit im Team bietet. Dank zahlreicher Spaltentypen können Sie zudem Termine, Arbeitsstunden, Orte, To-dos, E-Mail-Adressen und vieles mehr erfassen.
Ein Projektstrukturplan ist komplex, da er alles auf einen Blick abbilden muss. Mithilfe von persönlichen Ansichten können Sie Filter setzen, um bestimmte Aufgabenpakete oder Ebenen auszublenden. Nehmen wir an, Sie möchten im PSP eine individuelle To-do-Liste pro Mitarbeiter sehen. Kein Problem: Dazu filtern Sie einfach nach den Verantwortlichen.
Zu jeder Zeit alles an einem Ort: In SeaTable existieren keine verschiedenen Versionen vom Projektstrukturplan, da die Dateien nicht auf den Rechnern der Beteiligten verstreut sind. Stattdessen können Sie an einer zentralen Stelle auf den aktuellen Projektstrukturplan zurückgreifen und in Echtzeit für alle sichtbar Änderungen vornehmen.
Ebenfalls nützlich für das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben sind Kommentare und automatische Benachrichtigungen. Alle Beteiligten können mit einer E-Mail oder Push-Notification informiert werden, wenn etwas als erledigt markiert, kommentiert oder geändert wird.
Fazit
Das Konzept rund um den Projektstrukturplan klingt simpel – je nach Größe Ihres Projekts kann er jedoch schnell komplex und unübersichtlich werden. Eine Projektstrukturplan Vorlage in einem passenden Tool hilft Ihnen, Ihr Projekt so effizient und reibungslos wie möglich umzusetzen.
Starten Sie Ihr nächstes Projekt und führen Sie es mit den kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen von SeaTable zum Erfolg.
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