Für das Managen von Projekten und die Aufgabenverwaltung benötigt es viel Kompetenz und Organisationstalent. Nicht jeder ist dazu in der Lage, Projekte an seine Mitarbeiter richtig zu koordinieren und den Bedarf gleichmäßig, aber dennoch sinnvoll aufzuteilen. Neben diesen Fähigkeiten ist ein gutes Projektmanagement-Tool absolut Pflicht. Ohne dieses kann man schnell den Überblick verlieren, Aufgaben werden nicht rechtzeitig fertig und das ganze Projekt ist in Gefahr. Wir bieten mit SeaTable ein perfektes Aufgabenverwaltungs-Tool, das ein agiles Projektmanagement ermöglicht und Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringt.
Was ist Projektmanagement überhaupt?
Projektmanagement beinhaltet das Planen, Koordinieren, Steuern und Kontrollieren von Projekten. Ein Projektmanager muss dazu in der Lage sein, den Leistungsumfang von Projekten zu planen, die Termin- und auch die Kostenplanung einzuschätzen und außerdem die Ressourcen und Finanzierung für das Projekt zeitgerecht zu planen. Dabei müssen Risiken minimiert und Chancen bestmöglich genutzt werden, um den maximalen Output zu erzielen. Sogar eine DIN-Norm gibt es dazu, die die Grundlagen und einzelnen Bausteine des Projektmanagements beschreibt.
Für ein erfolgreiches Projekt müssen die Ziele ganz klar formuliert sein, damit die Aufgaben genau geplant und die Mitarbeiter ausreichend gebrieft werden. Dafür benötigt man eine genaue Aufgabenverwaltung. Während des Projektlaufs sollte auch immer eine Qualitätskontrolle gewährleistet sein, damit sich keine Fehler einschleichen und sichergestellt ist, dass sich das Projekt gemäß den Zielen entwickelt. Zum Projektabschluss sollte immer eine Evaluation stattfinden, um Erfolge festzuhalten und Verbesserungspotential auszuschöpfen.
Welche Methoden gibt es?
Es bieten sich viele unterschiedliche Herangehensweisen für das Projektmanagement, die sich sowohl vom Aufbau der Aufgabenverwaltung als auch von der ganzen Arbeitsweise her unterscheiden. Welche Methode sich am besten eignet, hängt ganz vom Projekt, Team und Unternehmen ab – Scrum zum Beispiel ist nicht unbedingt für jeden Anwendungsfall optimal.
1. Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan gehört zu den klassischen Methoden, bei dem das Projekt in verschiedene Arbeitspakete unterteilt wird, wie etwa das Entwickeln und Designen eines Logos für eine neue Marke. Das bietet den Vorteil, dass von Beginn an alle Aufgaben und Zuständigkeiten feststehen. Damit sind Strukturen klar und es kann direkt mit dem ersten Schritt begonnen werden.
2. Scrum
Die Scrum-Methode wird bei besonders komplexen Projekten eingesetzt, bei der zu Beginn noch nicht alle Aufgaben feststehen. In diesen Fällen werden agile und flexible Arbeitsweisen benötigt, um jede Woche aufs Neue den Projektfortschritt zu planen und umzusetzen. Es wird also in einem sich wiederholenden Kreislauf gearbeitet und jede Woche neue Ergebnisse vorgestellt, auf deren Grundlage dann weiter gearbeitet wird.
3. Kanban
Davon haben Sie sicher schon einmal gehört. Diese Methode arbeitet besonders mit der Visualisierung von Aufgaben und erfreut sich dadurch recht großer Beliebtheit im Aufgabenmanagement. Bei dieser Art der Aufgabenverwaltung werden Aufgaben in Form von Kanban-Karten auf einem visuellen Board von einer Spalte in die nächste geschoben – meistens von “Open” zu “Doing” zu “Done”.
Sie sehen, dass die Methoden sich in ihrer Herangehensweise unterscheiden und dass die einen möglicherweise besser zu Ihrem Projekt passen, als die anderen. In allen Fällen benötigen Sie aber ein Aufgabenverwaltungs-Tool, dass Sie in allen Aufgabenbereichen dabei unterstützt, Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen. Dafür gibt es viele verschiedene Anbieter, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. SeaTable hat hier den entscheidenden Vorteil, als flexible Software nicht nur das Projektmanagement abbilden zu können, sondern auch jegliche andere Prozesse wie etwa Arbeitszeiterfassung, CRM oder Workshop-Planung mit seinen vielseitigen Funktionen abzudecken.
SeaTable ist als Projektmanagement-Tool hochflexibel und kann sich hervorragend auf all Ihre Bedürfnisse individuell anpassen. Mit SeaTable binden Sie Ihre Mitarbeiter in das Projekt ein, vereinfachen Arbeits- und Kommunikationsprozesse und strukturieren Ihr Projekt von Anfang bis Ende mithilfe von klaren Aufgabenzuweisungen und -beschreibungen.
Hier kommen Sie direkt zum Aufgabenverwaltungs-Template
Ganzheitliche Aufgabenverwaltung in wenigen Schritten
SeaTable bietet als flexible Spreadsheetlösung eine ganz individuelle Gestaltung Ihres Projektmanagements. Aufgebaut haben wir unsere Base mit allen wichtigen Informationen, die für ein Projekt benötigt werden, wie To Do’s, verantwortliche Person, Deadline, Beginndatum und wichtige Dokumente. Dabei können verschiedene Spaltentypen genutzt werden, die die Eingaben personalisieren und präzisieren. Somit können Sie für jede anfallende Aufgabe eine neue Zeile erstellen und die Aufgabe ausführlich eintragen. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit einer Ticket-Erstellung, wie es sie in manchen Systemen gibt.
Nahezu jeder Spaltentyp kann für weiterführende Strukturierungen und Auswertungen genutzt werden. Für eine bessere Übersicht und Einordnung der Aufgaben wurde bei der Tabelle “TV Ad Campaign” eine doppelte Gruppierung nach Kategorie und Aufgabenbereich vorgenommen und im Nebenprojekt “Brand Magazine” eine Gruppierung nach Aufgabenbereich und Priorität. Die Aufgabenverwaltungen könnten aber auch nach Mitarbeiter oder Deadline gruppiert werden – ganz so, wie Sie die Daten gerade brauchen.
Projektmanagement in Echtzeit
Die Base zur Aufgabenverwaltung kann dabei komplett als Arbeitsbasis benutzt werden, in der Dateien miteinander geteilt werden können, da SeaTable gleichzeitig auch als Datenbank fungiert. Alle dort hochgeladenen Dokumente und Bilder sind in Originalqualität hinterlegt und können von jeder berechtigten Person zur Bearbeitung heruntergeladen werden. Als Online-Datenbank werden auch alle Änderungen und Arbeitsfortschritte in Echtzeit synchronisiert, damit alle jederzeit auf dem gleichen Stand sind.
Team-Kommunikation an einem Ort
SeaTable ermöglicht eine direkte Kommunikation innerhalb der Tabellen, die die E-Mail Kommunikation außerhalb der Base erübrigt. Beim Öffnen einer Zeile können rechts im Kommentarfeld Mitarbeiter zur Diskussion hinzugefügt und Anmerkungen, Fragen oder Feedback abgeschickt werden. So wissen alle ganz genau, auf welche Aufgabe sich eine Frage bezieht und die Kommunikation erfolgt transparent, synchron und nachvollziehbar.
Aufgabenverwaltung mit dem Kanban-Board
Für eine bessere Visualisierung und einfachere Handhabung der Aufgabenverwaltung ist das Kanban-Plugin genau das richtige. Das integrierte Plugin funktioniert wie alle gängigen Kanban-Projektmanagement-Tools und ermöglicht das Hin- und Herschieben von Aufgaben in Form von Karten auf Grundlage verschiedener Einordnungskategorien, also etwa dem Status. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann die verantwortliche Person die Karte einfach von “doing” zu “done” schieben und die Aufgabe wird als erledigt markiert.
Auch andere Kategorisierungen sind denkbar, wie etwa nach übergeordneten Aufgabenpaketen, zum Beispiel das Design einer Website. Diese Arbeitsweise ist für viele deutlich einfacher, da die Aufgaben ganz klar strukturiert und visualisiert werden. Das hilft auch dabei, ein Projekt und den Aufwand dafür real einschätzen zu können. Gerade bei kleineren Teams oder Unternehmen sind solche Tools daher sehr beliebt.
Individuelle Ansichten für jeden Mitarbeiter
Für individuelle Boards für Ihre Mitarbeiter müssen im Vorhinein eigene Ansichten erstellt werden. Das funktioniert ganz leicht, in dem ein Filter gesetzt wird, bei dem die Spalte “Responsible” den Namen eines bestimmten Mitarbeiters beinhalten muss (“Responsible has any of XY”). Damit verschwinden alle anderen Kollegen aus der Ansicht und nur noch die Aufgaben des einen Mitarbeiters werden angezeigt. Diese Funktion ist in allen Lizenzen beinhaltet und bietet endlose Gestaltungsmöglichkeiten. Wenn Sie etwa eine Ansicht nur mit offenen Aufgaben erstellen möchten, dann ist hierfür die Filterfunktion etwa “Status is not done”.
Die unzähligen Filtermöglichkeiten bieten hochindividuelle Ansichten Ihrer Aufgabenverwaltung und Sie können jederzeit eine andere Perspektive einnehmen. Das Gute: Die verschiedenen Ansichten sind in ihrer Darstellung alle komplett unabhängig voneinander. Ein Filter in Ansicht A beeinflusst nicht die Darstellung in Ansicht B. Die Änderung der Daten jedoch läuft immer synchron und wird in allen Ansichten sofort umgesetzt.
Falls die Ansichten in unserem Aufgabenverwaltungs-Template wirklich nur von dem jeweiligen Mitarbeiter gesehen werden sollen, so können diese jedem einzeln freigegeben werden – das heißt, dass nur die freigegebene Person auch Zugriff auf diese Ansicht hat (das ist Teil der Paid-Pakete Plus und Enterprise). Andere Personen sehen diese Ansicht nicht. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Base nicht in einer gemeinsamen Umgebung geteilt wird.
Die Zeit immer im Blick: Mit der Timeline und dem Kalender
Das Timeline-Plugin ist zur zeitlichen Visualisierung Ihrer ganzen Aufgabenverwaltung eine sehr große Hilfe. Damit sehen Sie auf einen Blick, ob Sie mit Ihrer Zeitplanung noch im Rahmen liegen oder ob einige Aufgaben schon im Verzug sind. Durch die Festlegung von Beginndatum und Deadline der Aufgabe kann diese in der Zeitleiste perfekt dargestellt werden. Legen Sie fest, welche weiteren Informationen angezeigt werden sollen, wie etwa die zuständige Person, die exakte Deadline oder die To Do’s.
Für individuelle Mitarbeiter-Ansichten kreieren Sie im Vorfeld bereits eigene Ansichten für jeden Mitarbeiter. So sieht dann auch jeder seine eigenen Aufgaben in seiner eigenen Zeitleiste und weiß, wie viel Zeit für einzelne Aufgaben noch bleibt. Sie sehen aber etwa auch, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter bei der Aufgabenplanung sind und können umplanen, wenn der Workload ungleich verteilt ist.
Das Kalender-Plugin bietet ähnlich wie das Timeline-Plugin eine zeitliche Übersicht über das gesamte Projekt und alle Planungsstufen der Aufgabenverwaltung, jedoch ganz im kalendarischen Stil. Die Ansicht nach Tag, Woche, Monat, Jahr oder ganz in der Agenda-Ansicht ermöglicht eine tagesgenaue Betrachtung der Projektschritte und zeigt auf, an welchem Tag wie viel zu tun ist. Auch hier ist die Erstellung von persönlichen Mitarbeiter-Boards ohne Probleme auf Grundlage der erstellen Ansichten möglich.
Alle Projektfortschritte automatisch erhalten
Damit auch alle Mitarbeiter immer up to date sind, was ihre Aufgaben und die Aufgabenverwaltung angeht, sind automatische Benachrichtigungen sehr wichtig. Ein obligatorischer Check der Base, ob es Neuigkeiten gibt, fällt also weg. In unserem Template haben wir eine Benachrichtigungsregel gesetzt, die bei Änderungen in der “Responsible”-Spalte ausgelöst wird. Wenn eine Aufgabe an einen Mitarbeiter vergeben wird, so bekommt er direkt und automatisch eine Benachrichtigung.
Ist es nötig, Feedback von einem Kollegen oder dem Vorgesetzen einzuholen, so weist man die Aufgabe einfach dieser Person zu – auch hier löst die Regel wieder automatisch aus und die zuständige Person wird informiert. So entfallen E-Mails mit Rückfragen, Feedback oder Arbeitsanweisungen. Die Aufgabe wird dann nach Bearbeitung wieder an die entsprechende Person zurückgewiesen, um den Workflow fortzusetzen.
Auch Kommentare innerhalb einer Zeile mithilfe der Kommentar-Funktion lösen eine automatische Benachrichtigung aus, sodass erwähnte Personen direkt informiert werden. Wenn Sie möchten, können Sie sich eigene Regeln erstellen, zum Beispiel wenn Aufgaben auf den Status “Done” wechseln, um die Projektfortschritte im Blick zu behalten. Wir haben zudem eine Benachrichtigungsregel in die Aufgabenverwaltung eingestellt, die regelmäßig an bevorstehende Deadlines erinnert – damit alle Aufgaben rechtzeitig fertig werden.
Aufgabenverwaltung so einfach wie nie
Mit SeaTable wird Ihre Aufgabenverwaltung zu einem effektiven und zeitsparenden Gamechanger in Ihren Projekten. Um unser Template zu nutzen, klicken Sie hier. SeaTable geht als Spreadsheetsoftware und Datenbank weit über die Eintragung von Daten hinaus: Strukturieren, sortieren, delegieren, besprechen, organisieren, planen, implementieren und abschließen – all das und mehr ist mit SeaTable möglich.
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